Wie kann ich mich vor Zahlungsausfällen schützen?

Es gibt kaum ein Unternehmen, das von Zahlungsausfällen verschont bleibt. Wenn ein Kunde seine Zahlung nicht leistet, drohen Liquiditätsengpässe und existenzbedrohende Folgen. Besonders für kleinere Unternehmen kann das zu fatalen Konsequenzen führen. In diesem Artikel erfährst du, welche Ursachen Zahlungsausfälle haben können, welche Folgen sie nach sich ziehen und wie du dich vor ihnen schützen kannst.

Ursachen von Zahlungsausfällen

Zahlungsausfälle können durch mangelnde Liquidität des Kunden entstehen. Dies bedeutet, dass der Kunde nicht über genügend (Bar-)Mittel verfügt, um seine Rechnungen zu bezahlen. In einigen Fällen kann dies durch eine unvorhersehbare finanzielle Situation des Kunden verursacht werden, z. B. durch einen gestörten Zahlungsfluss im Kundenunternehmen oder unvorhergesehene äußere Einflüsse wie Lieferengpässe im Zuge einer Pandemie. In anderen Fällen liegt es jedoch einfach an schlechter finanzieller Planung seitens des Kunden. In allen diesen Fällen kann echtes oder unechtes Factoring helfen, den eigenen Zahlungsfluss aufrecht zu erhalten.

Auch durch betrügerisches Verhalten können Zahlungsausfälle entstehen. In diesem Fall versucht der Kunde bewusst, die Zahlung für die gelieferte Ware oder Dienstleistung zu vermeiden. Meistens handelt es sich dabei um eine bewusst zwielichtige Geschäftspraxis von ausländischen Unternehmen. Diese zählen dann darauf, dass der Betrogene nicht genug Mittel und Ressourcen hat, um der ausstehenden Zahlung nachzugehen, bzw. rechnet der Betrüger mit schlechter rechtlicher Verfolgung über die Ländergrenze Deutschlands hinaus. Diese Betrugsfälle gehören zu dem sogenannten böswilligen Verhalten. Also, wenn ein Kunde einfach seine Rechnung nicht bezahlt, obwohl er die Mittel dazu hat. Böswillige Zahlungsausfälle sind jedoch selten, da in der Regel nur sehr unzuverlässige Kunden böswillig handeln.

 Folgen von Zahlungsausfällen

Wenn ein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt, hat das für das Unternehmen ernste Folgen. Nicht nur, dass das Unternehmen sein Geld nicht bekommt, es muss auch mit den Konsequenzen der Zahlungsverzögerungen oder
-ausfällen fertig werden. Dies kann zu Liquiditätsproblemen führen, welche wiederum zu weiteren Problemen führen können.

Zahlungsausfälle können sich negativ auf die Liquidität des Unternehmens auswirken. Wenn das Unternehmen seine Rechnungen nicht mehr bezahlen kann, kann es in eine Schieflage geraten deren mögliche Folge eine Insolvenz sein kann. Auch die Kreditwürdigkeit des Unternehmens leidet unter Zahlungsverzögerungen oder
-ausfällen und es wird schwieriger, neue Kredite zu bekommen.

Des Weiteren können Zahlungsverzögerungen oder -ausfälle auch zu Problemen mit dem Lieferanten führen. Wenn das Unternehmen seinen Lieferanten nicht mehr pünktlich bezahlen kann, droht diesem die Insolvenz. Hier entsteht also eine Weiterreichung des Zahlungsausfalles. In diesem Fall würde das Unternehmen keine Ware mehr bekommen und müsste womöglich schließen.

Maßnahmen bei Zahlungsausfällen

Es gibt einige Maßnahmen, die Sie bei Zahlungsausfällen ergreifen können. Zunächst sollten Sie versuchen, den Kontakt zu dem Kunden herzustellen, der die Zahlung nicht geleistet hat. Dies kann per E-Mail, Telefon oder Brief erfolgen. In dem Kontaktversuch sollten Sie deutlich machen, dass eine Zahlung fällig ist und bitten, diese baldmöglichst zu leisten. Wenn Sie keine Antwort auf Ihren Kontaktversuch erhalten oder der Kunde weiterhin nicht zahlt, können Sie ein Inkassounternehmen beauftragen. Dieses wird sich dann um die Beitreibung der offenen Forderung kümmern.

Diese gängigen Mahn- und Inkassovorgänge kosten aber Zeit, Geld und Arbeitskraft, da man entweder einen internen Mitarbeiter dazu einstellen oder ein teures, externes Unternehmen beauftragen muss. Viele (besonders kleinere) Unternehmen haben dafür nicht die nötigen Mittel und bleiben auf der offenen Zahlung sitzen.

Schutz vor Zahlungsausfällen

Es gibt verschiedene Maßnahmen, die Sie ergreifen können, wenn Ihre Kunden offene Rechnungen nicht bezahlen. Zunächst sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen ordnungsgemäße Buchführung betreibt. Dies hilft Ihnen dabei, Zahlungsausfälle früh zu identifizieren und gegebenenfalls Gegenzahlungsansprüche geltend zu machen.

Haben Sie generell ein ungutes Gefühl oder brauchen eine schnelle Abwicklung der Zahlung, können Sie auch die Forderung an ein Factoring-Unternehmen verkaufen. Diese sichern Ihre Liquidität und kümmern sich dann selbst um die Eintreibung der ausstehenden Zahlung. Dadurch spart man Ressourcen und hält seinen eigenen Zahlungsfluss aufrecht. Das Factoring-Unternehmen kauft Ihnen die Forderung zu einem Abschlag ab und treibt die Kosten selbst ein. Dafür berufen Sie sich auf lange Erfahrungen und ausreichende Ressourcen des Mahn- und Inkassowesens. Im Idealfall kann sich aus einem solchen Verkauf eine langjährige Partnerschaft entwickeln, bei der man gewisse Bereiche der Zahlungsverfolgung an den Factoring-Anbieter abtritt und dafür einen stabilen, zuverlässigen Cashflow beibehält.