Durch Handwerkersoftware Prozesse im Handwerksbetrieb digitalisieren

Die Digitalisierung hat fast alle Bereiche des Lebens erreicht, egal ob es um das private oder um das berufliche Leben geht. Viele Prozesse, die man früher mit Zettel und Stift erledigte, funktionieren heute online und man braucht mehr PCs, aber weniger Menschen. Besonders in der beruflichen Welt haben Softwares das Organisieren und Planen, sowie die Prozesse in einer Firma übernommen und immer mehr Softwares kommen für die verschiedensten Bereiche auf den Markt. Auch im handwerklichen gibt es immer mehr Softwares, die auf die Wünsche und Bedürfnisse von Firmen in dieser Branche zugeschnitten sind. Dadurch möchte man nicht nur erreichen, dass die Produkte sich verkaufen, sondern auch, dass die Programme auf spezialisiertere Branchen zugeschnitten ist. Verschiedene Jobs und verschiedene Firmen haben unterschiedliche Anforderungen und andere Prozesse, die digital abgewickelt werden müssen.

Digitalisierung hilft kleinen und großen Betrieben bei der Automatisierung der Prozesse

Die Digitalisierung und damit verbundene Prozesse, die nicht mehr von Hand, sondern per Computer durchgeführt werden, schleichen sich immer mehr ins das berufliche Leben ein. Viele Firmen entscheiden sich die Vorteile von Spezial-Softwares anzunehmen und Mensch und Papier zu ersetzen. Besonders handwerkliche Betriebe, egal ob groß oder klein, profitieren von der Digitalisierung auf viele verschiedene Arten. In dieser Branche gibt es viele Prozesse, die abgewickelt werden müssen, in denen es wichtig ist, dass keine Fehler unterlaufen. Durch Softwares, die genau hier hilfreiche Tools anbieten, kann diese Arbeit erleichtert werden.

Ein Teil dieser Aufgaben ist das Erstellen von Angeboten. Dies gehört zu den alltäglichen Aufgaben eines handwerklichen Betriebs, denn die meisten Menschen holen sich verschiedene Angebote ein, bevor sie sich für ein entscheiden. Damit wollen die Kunden Kosten sparen und ihre Finanzen besser planen. Durch die Software ist es den betreffenden Mitarbeitern möglich eine detaillierte und professionelle Liste zu erstellen auf der alle Kosten und Details aufgelistet sind, sodass man diese folglich an die Kunden schicken kann.

Des Weiteren kann die Software zum Bestellen von Material genutzt werden. Auch hier ist es möglich detaillierte Listen zu erstellen oder bei Online- Läden die richtige Menge in Auftrag zu geben. Durch die digitale Dokumentation hat man den Vorteil, dass man jederzeit einsehen kann, welche Materialien in Auftrag gegeben wurden.

Die Digitalisierung kann auch beim Kalkulieren von Projekten helfen. Hier kann man verschiedene Parameter eingeben und so einen Finanzplan erstellen. Durch die Clouds etc. ist es möglich von allen möglichen Rechnern, die die Software installiert haben, darauf zuzugreifen, sodass man nicht einmal mehr direkt vor Ort in der Firma sein muss.

Ein weiterer Prozess, der erleichtert wird sind die Abschlagszahlungen. Durch das digitale Dokumentieren verliert man nicht den Überblick über Zahlungen, die bereits getätigt wurden und kann außerdem Zahlungserinnerungen einstellen um nicht darüber hinwegzukommen.

Auch das Kundenmanagement im Allgemeinen wird erleichtert, da man Kundenkarteien direkt online erstellen kann und alle wichtigen Dateien und Daten bezüglich der Kunden vermerken kann. Durch das Eingeben des Namens hat man dadurch direkt alle wichtigen Details auf einen Blick.

Ein weiterer Prozess, der erleichtert wird ist das Rechnungen erstellen und das Kontrollieren des Zahlungseingangs. Alle Rechnungen werden, nachdem sie erstellt wurde, digital abgespeichert, sodass man auch in Zukunft darauf Zugriff hat. Des Weiteren kann man hier vermerken, welche bereits bezahlt wurden und wo der Zahlungsbetrag noch offen ist. Im Fall dessen, dass es nötig wird, kann man bei Nichtbegleichen eine Warnung rausschicken.

Stundenzettel, Aufmaß und Bau Dokumentation direkt per App

Der Stundenzettel wurde früher benutzt, damit gearbeitete Stunden vermerkt werden konnten und so am Ende des Monats die richtige Abrechnung vonstatten geht. Heutzutage funktioniert auch dieser Prozess meistens online, da man hier nicht nur alles Wichtige vermerken kann, sondern auch die Berechnungen und Abrechungen digital vom Programm erstellen lassen kann. Dadurch sind Rechenfehler weitaus unwahrscheinlicher, solange die richtigen Parameter eingegeben werden.

Durch das Installieren von Apps, die man auch auf Tablets oder Handys installieren und benutzen kann, ist man außerdem in der Lage den Aufmaß und auch den Bau detailliert zu dokumentieren. Man ist damit deutlich flexibler und hat den Vorteil nicht unbedingt einen PC zu brauchen um die neuesten Updates einzutragen. Stattdessen kann man einfach das Handy oder das Tablet mit zum Arbeitsort nehmen und hier die wichtigsten Fortschritte vermerken. Gleichzeitig hat man somit auch Zugriff auf alle anderen Mittel der Software und kann sich auch um andere Aspekte von außerhalb aus kümmern, ohne dafür im Büro sein zu müssen.

Wichtig ist hierbei darauf zu achten, dass niemand Unbefugtes Zugang zu den Daten hat, da es sich hier um Vertrauliches handelt. Aus diesem Grund sollte man die Apps nur auf den Geräten installiert auf die nur Befugte Zugriff haben um eine Benutzung durch Fremde zu vermeiden. Im besten Fall, wenn man die finanziellen Kapazitäten hat, beschafft man sich Firmenhandys oder Firmentablets, die nur zu diesen Zwecken benutzt werden und nur von befugten Person entwendet und benutzt werden können. Wichtig ist dazu die Geräte mit einem Passwort zu versehen, damit ein Extra-Schutz garantiert ist.

Cloudsoftware oder auf dem eigenen Rechner?

Die meiste Handwerkersoftware ist inzwischen Cloud Software, das bringt viele Vorteile wie die Anbindung per App etc. und, dass man immer die neueste Version hat, da diese automatisch installiert werden kann. Auch der Datenschutz durch DSGVO spielt hierbei eine große Rolle, denn dieser kann auf alles Geräten, die mit der Cloudsoftware verbunden ist, gewährleistet werden.

Der Vorteil von einer Handwerkersoftware als Cloudsoftware ist außerdem, dass man von jedem Gerät, dass die Cloud Software installiert hat, Zugriff auf die App hat. Dies ist besonders eine Erleichterung bei wichtigen Angelegenheiten, die umgehend geklärt und bearbeitet werden müssen. Man erspart sich dadurch den Weg ins Büro und das Hochfahren des PCs. Besonders in Verbindung mit den Firmentelefonen oder -Tablets hat man die Möglichkeit so bei dringenden Anlässen viel Zeit zu sparen, da man direkt agieren kann. Durch die Cloud ist jedes Gerät immer auf dem neuesten Stand, und zwar nicht nur was die Updates angeht, sondern im Allgemeinen den Stand der Daten.

Schluss

Handwerkersoftwares in den Betrieb zu integrieren, egal ob es sich um einen kleinen oder großen Betrieb handelt, ist eine sinnvolle Entscheidung, denn es bringt viele Vorteile und Erleichterungen mit sich. Des Weiteren handelt es sich bei der Digitalisierung auch um einen Modernisierungsprozess, dem man sich als Betrieb anschließen sollte um weiterhin konkurrenzfähig zu sein. Egal wie lange man sich bisher gegen die Digitalisierung gewehrt hat, besonders nach der Pandemie ist die Gesellschaft noch mehr auf das digitale Wesen umgestiegen und hat die Softwares noch besser ausgearbeitet.

Durch eine digitale Cloud Software hat man jederzeit Zugriff auf die wichtigsten Dateien, die außerdem immer auf dem neuesten Stand sind. Dadurch erleichtert man sich komplizierte und undurchsichtige Prozess mit Papier und Stift, denn stattdessen hat man alles auf einem Blick.